تولیدو: نرم افزار مطب، ابزاری دیجیتال است که برای تسهیل و مدیریت امور روزانه کلینیک ها و مطب ها طراحی شده است.
صمت - تجربه حضور در یک مطب شلوغ و پرازدحام که بیماران نگران و پرسنل کلافه سعی در مدیریت شرایط دارند، تجربه ای است که برای بسیاری از ما پیش آمده. در این شرایط، اکثر بیماران حال جسمی یا روحی مساعدی ندارند و پرسنل نیز تحت فشار فراوانی هستند. راه حل این مشکل، مسئله ای است که همواره پزشکان و پرسنل به دنبال آن بوده اند و خوشبختانه، امروزه با پیشرفت تکنولوژی در حوزه های مختلف از جمله پزشکی، به آن دست یافته اند. این راه حل بسیار کاربردی و موفق، نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک است که نقش بسیار مهمی در بهبود مدیریت و نظم دهی به فرایندهای مطب ها و مراکز درمانی ایفا می کند. در این مقاله، به این پرسش پاسخ خواهیم داد که چرا امروزه استفاده از نرم افزار مطب امری ضروری است و این ابزار چگونه می تواند به مطب ها و کلینیک ها برای ارائه خدمات بهتر و موثر تر به بیماران کمک کند.
نرم افزار مطب چیست؟
نرم افزار مطب، ابزاری دیجیتال است که برای تسهیل و مدیریت امور روزانه کلینیک ها و مطب ها طراحی شده است. با استفاده از این نرم افزار، مدیران مطب می توانند به کمک امکانات مختلفی مانند نوبت دهی هوشمند، ثبت سوابق بیماران، مدیریت امور مالی و انبار، بهبود هرچه بیشتر کیفیت خدمات را برای بیماران فراهم آورند. نرم افزارهای مطب، اغلب به شکلی طراحی شده اند که هم پزشکان و هم منشی ها بتوانند بدون نیاز به تخصص در استفاده از نرم افزار، به راحتی با آن کار کنند. با استفاده از این نرم افزارها، پزشکان و پرسنل مطب دیگر نیازی به استفاده از روش های سنتی و کاغذی برای مدیریت اطلاعات و نوبت دهی نداشته و علاوه بر صرفه جویی در زمان و هزینه، نظم و دقت در انجام فرایندهای روزانه را نیز بهبود می بخشند.
استفاده از نرم افزار مطب چه مزایایی دارد؟
●تسهیل و تسریع امور مطب
یکی از مهم ترین مزایای نرم افزار مطب، سرعت و دقتی است که در مدیریت امور روزانه ایجاد می کند. به عنوان مثال، هنگامی که اطلاعات بیمار به صورت دیجیتال ذخیره می شود، دیگر نیازی به جستجوی کاغذی و اتلاف زمان برای یافتن نوبت و اطلاعات بیمار نخواهدبود. دسترسی به سوابق بیمار نیز تنها با یک کلیک انجام شده و سرعت انجام امور نوبت دهی و بررسی سوابق بیماران، به میزان قابل توجهی افزایش می یابد. به این ترتیب، از ازدحام و معطلی بیماران در سالن انتظار جلوگیری شده و زمان بیشتری برای معاینه و مشاوره اختصاص خواهدیافت.
●افزایش دقت در ثبت و نگهداری اطلاعات
ثبت دستی اطلاعات بیماران، همیشه با خطرات احتمالی مانند مفقودی، بروز خطای انسانی و دقت پایین همراه است. نرم افزارهای مدیریت مطب، با ذخیره سازی اطلاعات به صورت دیجیتال و طبقه بندی شده، امکان بروز خطا را به حداقل می رسانند. همچنین، در صورتی که پرسنل جدیدی وارد مجموعه شود، اطلاعات قبلی به راحتی در دسترس آنان قرار گرفته و نیازی به انتقال پیچیده اطلاعات و پرونده ها نخواهدبود.
●کاربری آسان و بدون نیاز به تخصص فنی
ممکن است بسیاری از پزشکان و پرسنل مطب از یادگیری و استفاده از نرم افزارهای جدید نگران باشند. اما نرم افزارهای مدیریت مطب، عموماً با طراحی کاربرپسند و محیطی ساده ارائه می شوند تا کار با آن ها برای تمام افراد با هر سطح دانشی در زمینه فناوری، امکان پذیر باشد. برخی از این نرم افزارها نیز، دارای آموزش های اولیه و پشتیبانی فنی هستند تا در صورت وجود هرگونه سوال یا مشکل،کاربران بتوانند به راحتی با تیم پشتیبانی در ارتباط بوده و پاسخ سوال خود را دریافت کنند.
●مدیریت هوشمند نوبت دهی
یکی از مشکلات رایج در مطب های شلوغ، مدیریت نوبت دهی است. نرم افزار مطب با سیستم نوبت دهی دیجیتال، امکان مدیریت زمان و نظم بخشی به مراجعین را نیز فراهم نموده است. با وجود این نرم افزار، بیماران به صورت خودکار نوبت خود را دریافت نموده و زمان های خالی میان نوبت ها نیز به خوبی مدیریت می شود.
●تهیه گزارش های دقیق
نرم افزارهای مطب، علاوه بر ذخیره اطلاعات بیماران، امکان تهیه گزارش های متنوع از این امکانات را نیز فراهم کرده اند. به‌عنوان مثال، می توان از این نرم افزارها، گزارش های مالی، آمار بیماران، تعداد ویزیت ها و انواع مختلف گزارش ها را به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه تهیه نمود. این گزارش ها، به مدیران مطب کمک می کنند تا عملکرد کلینیک را به دقت بررسی نمایند.
●ذخیره و مدیریت سوابق بیماران
بسیاری از بیماران به مرور زمان، به صورت مکرر به یک کلینیک مراجعه می کنند و به همین دلیل، ثبت و نگهداری کامل سوابق پزشکی آن ها، از اهمیت ویژه ای برخوردار است. نرم افزار مطب، این امکان را فراهم می کند که تمامی اطلاعات بیمار از جمله نسخه های دارویی، آزمایش ها، تصاویر پزشکی و پرونده های مرتبط، به صورت دائمی ذخیره و نگهداری شوند که علاوه بر کمک به پزشک برای تشخیص دقیق تر، از بروز خطاهای درمانی نیز جلوگیری می کند.
●حسابداری و مدیریت انبار
نرم افزارهای مطب پیشرفته، معمولاً دارای بخش حسابداری و مدیریت انبار نیز هستند. با استفاده از این قابلیت ها، نیازی به استفاده از نرم افزار حسابداری جداگانه برای کلینیک ها نبوده و تمامی عملیات مالی به صورت یکپارچه در نرم افزار مطب صورت می گیرد. در بخش انبار نیز، امکان مدیریت موجودی ها و پیگیری اقلام مصرفی فراهم است که به پزشکان کمک می کند تا به صورت دقیق تر و سریع تر، به موجودی ها و پرداخت ها رسیدگی نمایند.
آیا نرم افزار مدیریت مطب نقشی در کاهش هزینه های مطب ایفا می کند؟
یکی از مزایای غیرمستقیم استفاده از نرم افزارهای مطب، کاهش هزینه های جاری کلینیک است. به این صورت که با سیستماتیک کردن فرایندها، نیاز به نیروی انسانی برای امور دفتری و ثبت اطلاعات کاهش یافته و استفاده از روش های کاغذی و چاپی برای ثبت و نگهداری اطلاعات نیز به صورت کامل حذف می شود. علاوه بر این، صرفه جویی در زمان، باعث افزایش تعداد ویزیت های روزانه و در نتیجه افزایش درآمد کلینیک خواهدشد.